حافظه سازمانی؛ پنهان‌ترین بازوی روابط عمومی در روزهای بحران

به گزارش هنرمندنیوز به نقل از روابط عمومی شرکت مهندسی و ساخت تأسیسات دریایی ایران: روابط عمومی نیز مرجعی استراتژیک برای مدیریت ارتباطات میان سازمان و ذی نفعان می‌باشد. پیوند میان این دو حوزه نشانگر این است که روابط عمومی دیگر تنها یک ابزار تبلیغاتی نیست، بلکه فرآیندی است که برای مدیریت اعتبار و تصویر ذهنی سازمان به شدت به جریان اطلاعات و دانش متکی است.

تخصصان روابط عمومی برای تدوین استراتژی‌های ارتباطی، نیاز به دسترسی سریع به دانش موجود درباره فعالیت‌ها، رقبای سازمان و سوابق ارتباطی با رسانه‌ها دارند. وقتی دانش مربوط به واکنش‌های گذشته مخاطبان و روندهای بازار به درستی طبقه بندی و ذخیره شده باشد، مدیران روابط عمومی می‌توانند با دقت بیشتری پیش بینی کنند که یک پیام خاص چه تأثیری بر افکار عمومی خواهد داشت و از بحران‌های احتمالی جلوگیری کنند.

در زمان بروز بحران، سرعت و دقت در پاسخگوئی، مرز میان پیروزی و شکست در روابط عمومی را تعیین می‌کند. مدیریت دانش با ایجاد یک حافظه سازمانی قوی، به سازمان کمک می‌کند تا در لحظات حساس، به جای جستجوی اطلاعات پراکنده، به پایگاه‌های داده ای دسترسی داشته باشد که شامل پروتکل‌های بحران، اطلاعات دقیق سازمان و شبکه و تاریخچه تعاملات است.

این دسترسی سریع، باعث می‌شود پاسخ‌های روابط عمومی منسجم، مبتنی بر واقعیت و فاقد تناقض باشد که در نهایت منجر به حفظ اعتماد عمومی می‌گردد.

در روابط عمومی بسیاری از مهارت‌ها از نوع “دانش ضمنی” هستند؛ یعنی تجربیات، شهود و مهارت‌های ارتباطی که در ذهن کارشناسان خبره نهفته است. نقش مدیریت دانش در اینجا، تبدیل این تجربیات شخصی به دانش صریح از طریق مستند سازی است. این فرآیند مانع از اتلاف دانش با خروج نیروهای کلیدی شده و باعث می‌شود سطح کیفی ارتباطات سازمان در طول زمان به طور مستمر بهبود یابد.

سخن پایانی : در نهایت می‌توان گفت مدیریت دانش و روابط عمومی دو رکن مکمل یکدیگر در مدیریت استراتژیک سازمان هستند. مدیریت دانش “محتوا و هوشمندی” لازم را برای فعالیت‌های روابط عمومی تامین می‌کند و روابط عمومی “کانال ارتباطی نشر و بازخورد دانش” را فراهم می‌آورد. سازمان‌هایی که بتوانند جریان دانش را با استراتژی‌های ارتباطی خود پیوند بزنند، نه تنها در مدیریت تصویر ذهنی خود موفق‌تر خواهند بود بلکه قادرند از اعتبار خود به عنوان یک سازمان دانش محور و شفاف در جامعه استفاده کنند.